Comment passer d’un compte organisationnel à un compte individuel ?
Que vous soyez un·e intervenant·e ou un·e responsable d’organisation, si vous décidez de quitter ou de mettre fin à votre espace de travail organisationnel sur Psylio pour poursuivre en pratique individuelle, il est important de bien planifier le transfert des dossiers et des informations financières.
Cette étape permet d’assurer la continuité des services, tout en respectant la propriété et la confidentialité des données.
Avant de commencer
Deux situations sont possibles :
- Un·e intervenant·e quitte une clinique pour poursuivre sa pratique en individuel
- Notre équipe effectuera le transfert des dossiers de votre espace organisationnel vers votre espace en pratique autonome.
- Si votre compte contient des dossiers appartenant à votre clinique ou organisation, ces dossiers devront d’abord être transférés vers un autre compte au sein de l’organisation (par exemple, le compte d’un·e collègue ou un compte d’archivage).
- Une organisation ferme son espace de travail et ses membres poursuivent en individuel
- À la demande de la personne responsable, notre équipe transférera les dossiers de chaque membre vers son espace individuel.
- Pour les dossiers partagés ou d'un compte d'archivage, une personne propriétaire devra être désignée afin d’assurer leur conservation.
Étapes du processus
1. Autorisation
Avant tout transfert, une autorisation écrite du ou de la responsable de l’organisation (ou de la direction clinique) est requise. Cette étape garantit que les dossiers appartenant à l’organisation demeurent dans celle-ci, et que seuls les dossiers appartenant aux professionnel·les sont transférés vers leurs comptes individuels.
2. Vérification des dossiers à transférer
Avant le transfert, l’intervenant·e doit s’assurer que tous les dossiers appartenant à la clinique ont été transférés dans un autre compte de l’organisation et que seuls les dossiers dont il ou elle demeure propriétaire seront inclus dans le transfert vers le compte individuel.
3. Planification du transfert
Une fois les comptes prêts, notre équipe planifiera le moment du transfert selon vos disponibilités. Aucune action supplémentaire ne sera requise de votre part à cette étape, notre équipe technique s’occupera du transfert.
Quelles données sont incluses dans un transfert vers un compte individuel ?
En plus des dossiers, voici les éléments inclus lors du transfert d’un espace de travail organisationnel vers un compte individuel.
- Portrait financier : transféré en entier (revenus liés ou non à des dossiers, dépenses, etc.).
- En cas de fermeture complète d’une organisation, chaque membre récupère son propre portrait financier.
- Factures de dossiers supprimés : transférées, mais détachées du dossier, puisque celui-ci est supprimé.
- Factures dans des dossiers partagés : seules les factures créées par l’intervenant·e sont transférées ; celles créées par d’autres membres demeurent dans leurs comptes respectifs.
- Rendez-vous : tous les rendez-vous (passés et futurs) sont transférés.
- Mémos et tâches : transférés, y compris ceux non associés à un dossier.
- En-tête et pied de page : ceux configurés dans le compte individuel sont conservés.
- Horaire de travail : copié uniquement si aucun horaire n’est pas déjà configuré dans l'espace de travail en pratique autonome.
Faire une demande officielle
Le transfert est effectué une fois la demande reçue, validée et accompagnée des autorisations nécessaires. Pour soumettre votre demande,
ouvrez un billet.
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