Qu'est-ce qu'une fiche client ou élève ?

Une fiche client ou élève est une entité distincte d'un dossier, qui centralise toutes les informations importantes d’une personne, sans qu'il soit nécessaire d'ouvrir un dossier immédiatement. 

Cette approche permet d’améliorer la gestion des profils tout en offrant plus de flexibilité dans l’organisation des informations.

À quoi sert une fiche ?

La fiche permet de centraliser toutes les informations relatives à un client ou un élève, indépendamment des dossiers. Vous pouvez ainsi :

• Créer une fiche sans obligation de créer un dossier

• Associer une même fiche à plusieurs dossiers pour gérer un client ou un élève impliqué dans différents services ou suivis
  

• Associer plusieurs fiches à un dossier pour les suivis de groupe ou de couple
  

• Accéder rapidement aux informations d’une personne (nom, coordonnées, établissement, contacts, etc.) dans une vue centralisée
  

Les fiches facilitent la gestion des clients ou élèves en offrant une séparation claire entre les informations de la personne et les suivis effectués dans les dossiers.

Quelle est la différence entre une fiche et un dossier ?

• La fiche contient les informations générales et permanentes d’une personne (nom, coordonnées, établissement, contacts, etc.)
  

• Le dossier regroupe les informations liées à un suivi précis, une intervention ou un service spécifique
  

En résumé, la fiche offre une vue d’ensemble de la personne, alors que le dossier sert à gérer les suivis (notes d’évolution) et les documents propres à une intervention ou un service.

Que se passe-t-il avec les « profils associés » ?

Les anciens profils associés ont été automatiquement convertis en fiches individuelles. Voici ce que cela implique :

• Chaque profil principal ou secondaire devient une fiche distincte

• Une fiche peut être associée à plusieurs dossiers, selon les services qui lui sont offerts
  

• Les tuteurs sont désormais visibles dans la section Contacts de chaque fiche
  

Lorsqu’une fiche est modifiée, les informations sont mises à jour automatiquement dans tous les dossiers où cette fiche est liée, ce qui assure la cohérence de vos données.

Est-ce que la fiche suit dans les partages et transferts ?

Oui. Lorsqu’un dossier est partagé ou transféré vers un autre intervenant ou service, toutes les fiches associées suivent automatiquement. 

Cela garantit que les informations pertinentes restent accessibles depuis le dossier, même si elles concernent plusieurs personnes ou services. Les fiches se déplacent avec le dossier, ce qui assure la continuité du suivi entre équipes, services ou espaces collaboratifs.

Ce qu’il faut retenir

• Une fiche centralise les informations d’un client ou d’un élève, indépendamment des dossiers

• Chaque dossier doit être lié à au moins une fiche

• Vous pouvez consulter et gérer vos fiches depuis l’onglet Fiches dans le menu de gauche ou directement depuis un dossier

• Il est possible de d’archiver une fiche lorsque le client n’a plus de suivi actif ou de la dissocier du dossier au besoin