Qu'est-ce qu'une fiche client ou élève ?

Une fiche client ou élève centralise toutes les informations importantes d’une personne et peut être créée sans qu’il soit nécessaire d’ouvrir immédiatement un dossier. Lorsqu’un dossier est ouvert, il est possible d’y associer la fiche comme profil, ce qui évite de ressaisir les informations de base de l’élève ou du client.

Cette approche facilite la gestion des profils et offre plus de flexibilité dans l’organisation des informations.

À quoi sert une fiche ?

La fiche permet de centraliser toutes les informations relatives à un client ou à un élève. Vous pouvez ainsi :

• Créer une fiche sans obligation de créer un dossier

• Associer une même fiche à plusieurs dossiers pour gérer un client ou un élève impliqué dans différents services ou suivis
  

• Associer plusieurs fiches à un dossier pour les suivis de groupe ou de couple
  

• Accéder rapidement aux informations d’une personne (nom, coordonnées, établissement, contacts, etc.) dans une vue centralisée
  

Les fiches visent à faciliter la gestion des clients ou élèves, en permettant par exemple de consulter les coordonnées de contact de tous les clients sur une seule page. 

Quelle est la différence entre une fiche et un dossier ?

• La fiche contient les informations générales et permanentes d’une personne (nom, coordonnées, établissement, contacts, etc.)
  

• Le dossier rassemble les informations liées à un suivi, une intervention ou un service spécifique, ainsi que la fiche du client ou de l’élève.

Que se passe-t-il avec les « profils associés » ?

Les anciens profils associés ont été automatiquement convertis en fiches individuelles. Voici ce que cela implique :

• Chaque profil principal ou secondaire devient une fiche

• Une fiche peut être associée à plusieurs dossiers, selon les services qui lui sont offerts
  

• Les tuteurs sont désormais visibles dans la section Contacts de chaque fiche
  

Lorsqu’une fiche est modifiée, les informations sont mises à jour automatiquement dans tous les dossiers où cette fiche est liée.

Est-ce que la fiche suit dans les partages et transferts ?

Oui. Lorsqu’un dossier est partagé ou transféré vers un autre intervenant ou service, toutes les fiches associées suivent automatiquement. 

Cela garantit que les informations pertinentes restent accessibles depuis le dossier, même si elles concernent plusieurs personnes ou services. Les fiches se déplacent avec le dossier, ce qui assure la continuité du suivi entre équipes, services ou espaces collaboratifs.

Ce qu’il faut retenir

• Une fiche centralise les informations d’un client ou d’un élève

• Chaque dossier doit être lié à au moins une fiche

• Vous pouvez consulter et gérer vos fiches depuis l’onglet Fiches dans le menu de gauche ou directement depuis un dossier

• Il est possible d’archiver une fiche lorsque le client n’a plus de suivi actif ou de la dissocier du dossier au besoin